Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

1 Verantwoordelijken

Het schoolbestuur, vzw Scholen van de Zusters van Berlaar – Kapellen, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens. Op het Mater Salvatorisinstituut is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via privacy@matersalvatoris.be.

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie van het Mater Salvatorisinstituut kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

2 Verwerkingen

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Op het Mater Salvatorisinstituut verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:

• leerlingenrekrutering;
• leerlingenadministratie;
• leerlingenbegeleiding;
• leerlingenevaluatie;
• public relations;
• toezicht op telecommunicatie;

2.2 Verwerkte leerlingengegevens

Om jou in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in het Mater Salvatorisinstituut is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren);
• persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
• elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten);
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
• evaluatiegegevens (met i.h.b. puntenboeken, remediëring, rapporten, rapportcommentaren);
• gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
• opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, gevolgde richtingen, attesten, deliberatie-beslissingen, -motivaties en -verslagen, getuigschriften en diploma’s);
• aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht);
• beeldmateriaal

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was.

2.3 Verwerkte oudergegevens

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in het Mater Salvatorisinstituut is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• elementaire identificatiegegevens;
• gezinssamenstelling;
• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
• financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

2.4 Ontvangers

• Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;
• de scholengemeenschap KSN ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;
• het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
• bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
• bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.

2.5 Verwerkers

Op het Mater Salvatorisinstituut worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

• Smartschool, Informat, Canon, Discimus, Diplon, Microsoft Office365

2.6 Voorwaarden

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op het Mater Salvatorisinstituut kan je opvragen via privacy@matersalvatoris.be

2.7 Beeldmateriaal

Op het Mater Salvatorisinstituut wordt zeer nauwkeurig omgesprongen met beeldopnames die van jou worden gemaakt. Elke gemaakte foto wordt onderworpen aan een degelijke censuur. Zo zullen in principe alleen niet-gerichte foto’s gepubliceerd worden in onze diverse media (het intern platform Smartschool waarop enkel ouders, leerlingen en personeel kunnen aanmelden, de schoolwebsite www.matersalvatoris.be, het schoolmagazine Contactblad en de sociale media van de school nl. de facebookpagina Mater Salvatorisinstituut).

Zo zal bijvoorbeeld op de sportdag wél een algemene foto gemaakt worden van de sportactiviteit. Het gaat dan eerder om beeldmateriaal dat een algemene, spontane en niet geposeerde sfeeropname weergeeft zonder daaruit één of enkele personen eruit te lichten. Een groepsfoto van de klas tijdens een boswandeling of sportactiviteit is hier ook een voorbeeld van. Het is dus wel mogelijk dat je herkend wordt op een foto, maar het is niet de bedoeling dat je als individu eruit gelicht wordt.

Indien je toch beeldmateriaal zou aantreffen dat je o.w.v. de privacywetgeving niet verspreid wil zien, kun je steeds contact opnemen met privacy@matersalvatoris.be .

Op het Mater Salvatorisinstituut wordt gebruik gemaakt van bewakingscamera’s. Enkel de bevoegde directieleden zijn gemachtigd om de opgenomen beelden te raadplegen, mits een grondige reden. Indien de beelden niet direct een bijdrage leveren voor het bewijzen van schade of misdrijven of het identificeren van een dader, slachtoffer, ordeverstoorder,… mogen zij niet langer dan één maand bewaard worden. De school respecteert in dit kader de GDPR-wetgeving.

3 Rechten inzake privacy

3.1 Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

• recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
• recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
• recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
• recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;
• recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke);
• recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
• recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
• recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot privacy@matersalvatoris.be . Bij eventuele disputen of twijfel inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens, kan u zich ook wenden tot de Data Protection Officer van Katholiek Onderwijs Vlaanderen (gino.demeester@katholiekonderwijs.vlaanderen).

3.2 Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

• toezicht op telecommunicatie;
• de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming

Op het Mater Salvatorisinstituut worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op het Mater Salvatorisinstituut te kunnen starten. Met uitzondering van:

• rijksregisternummer^[1];
• gezondheidsgegevens^[2];
• afbeeldingen (voor public relations);
• contactgegevens (voor direct marketing).

[1] De school zal dit desgevallend opvragen via het departement onderwijs.

[2] De school kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over de relevante zorg- of gezondheidsgegevens beschikt of als de toestemming ontbreekt om deze te verwerken.